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¿Cuándo debemos emitir una factura?
1. Por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicemos en desarrollo de nuestra actividad.
2. En pagos anticipados, excepto en las entregas intracomunitarias de bienes exentas.
3. Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
4. Cuando el destinatario de la obligación así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
5. Exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
6. Entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
7. Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
8. Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
9. Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.

¿Existen EXCEPCIONES A LA OBLIGACIÓN DE FACTURAR?
Si, en los siguientes casos:
1. Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su ley reguladora, con excepción de las operaciones relacionadas con los servicios sanitarios y de hospitalización, las entregas de bienes inmuebles y las entregas de bienes exentas por no haberse podido deducir el IVA soportado (por ejemplo actividades formativas).
2. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el Régimen especial del Recargo de Equivalencia.
3. Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
4. Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria.
5. Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, sin perjuicio de tener que expedir un recibo (“recibo agrícola”), por el reintegro de las compensaciones si, a su vez, han adquirido los bienes o servicios a empresarios o profesionales acogidos al citado Régimen especial.
6. En todo caso deberá expedirse factura por las entregas de inmuebles a que se refiere el artículo 129.uno, párrafo segundo, de la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido.
7. Las operaciones financieras y de seguros, cualquiera que se la naturaleza del destinatario incluso si éste actúa como empresario o profesional, con la excepción de las operaciones sujetas y no exentas que se localicen en el Territorio de Aplicación del Impuesto (TAI) o en otro Estado Miembro (EM).

¿Quién debe expedir la factura?
El artículo 5 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que los documentos de facturación que debe expedir un empresario o profesional pueden ser confeccionados materialmente por un tercero o por el propio destinatario de la operación (cliente). En cualquier caso, el expedidor de la factura, y responsable del cumplimiento de la obligación, sigue siendo el empresario o profesional que realiza la operación, por lo que serán sus datos identificativos los que se consignen en el documento.

¿Existen varios tipos de factura?
Hay sólo dos tipos de facturas  (desaparecen los tickets):
1. Factura simplificada (sustituye a los tickets)
2. Factura completa

¿Cuándo podemos emitir una Factura simplificada?
Se podrá expedir factura simplificada en los siguientes supuestos:
1. Facturas cuyo importe no supere los 400 euros (IVA incluido)
2. Facturas rectificativas.
3. Los autorizados por el Departamento de Gestión Tributaria.
4. Operaciones en las que el Reglamento de facturación anterior, aprobado por el RD 1496/2003, permitía la expedición de tickets (operaciones que no excedan de 3.000 euros, IVA incluido):

• Ventas o servicios en ambulancia.
• Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
• Transporte de personas y sus equipajes.
• Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes bares y similares, así como el suministro de comidas y bebidas para consumir en el acto.
• Salas de baile y discotecas.
• Servicios telefónicos prestados mediante cabinas o tarjetas magnéticas o electrónicas recargables que no permitan la identificación del portador.
• Servicios de peluquerías e institutos de belleza.
• Utilización de instalaciones deportivas.
• Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos.
• Aparcamiento de vehículos.
• Ventas al por menor.
• Servicios de videoclub.
• Tintorerías y lavanderías.
• Autopistas de peajes.

¿Cuáles son los datos necesarios en una factura simplificada?
1. Número y, en su caso, serie.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de operación si es distinta de la de expedición.
4. NIF y nombre y apellidos, razón o denominación social del expedidor.
5. Identificación de los bienes entregados o servicios prestados.
6. Tipo impositivo, y opcionalmente también la expresión “IVA incluido”
7. Contraprestación total.
8. En las facturas rectificativas, la referencia a la factura rectificada.
9. En su caso, si se producen las siguientes circunstancias:

• En operaciones exentas referencia a la normativa
• La mención “facturación por el destinatario”
• La mención “inversión del sujeto pasivo”
• La mención “Régimen especial de Agencias de viajes”
• La mención “Régimen especial de bienes usados”.

El Departamento de Gestión Tributaria podrá exigir en determinadas circunstancias la inclusión de menciones adicionales que, en ningún caso, podrán exceder de las exigidas para la factura completa.

El Departamento de Gestión Tributaria podrá autorizar, en determinadas circunstancias, la expedición de facturas simplificadas que no incluyan los requisitos de las letras a), c), f), g) o i) citados anteriormente, así como, el NIF y domicilio del destinatario y la cuota repercutida.

Dichas autorizaciones deberán ser objeto de la debida publicidad.

Para poder deducir el IVA con factura simplificada, el expedidor debe hacer constar necesariamente:
1. NIF del destinatario y domicilio.
2. Cuota repercutida, que se debe consignar de forma separada.

 ¿Cuándo debemos emitir una factura completa?
Fuera de los supuestos establecidos que permiten la emisión de factura simplificada, los empresarios o profesionales obligados a expedir factura, emitirán factura competa.

¿Qué debe contener una Factura completa?
Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:
1. Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:

• Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
• Las rectificativas.
• Las que se expidan por los adjudicatarios que tengan la condición de empresario o profesional en los procedimientos administrativos y judiciales de ejecución forzosa.

2. La fecha de su expedición.
3. Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
4. Número de Identificación Fiscal.
5. Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
6. Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto y su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
7. El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
8. La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
9. La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
10. En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del Impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido.
11. En las entregas de medios de transporte nuevos, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.
12. En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención «facturación por el destinatario».
13. En el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención «inversión del sujeto pasivo».
14. En caso de aplicación de regímenes especiales, la mención correspondiente

¿Cuándo debo expedir la factura? ¿Y enviarla?
Con carácter general:
1. Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, la factura deberá expedirse y enviarse en el momento en que se realice la operación.
2. Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo.
3. El plazo de envío es de un mes a partir de la fecha de su expedición.
4. En las entregas intracomunitarias de bienes, la factura deberá expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.
5. Podrán incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que aquellas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural. En este caso:

• Si el destinatario de la operación no es empresario ni profesional, las facturas deberán ser expedidas como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que se documenten en ellas y enviarse en el momento de su expedición.
• Si el destinatario de la operación es empresario o profesional, la expedición de las facturas deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

¿Por qué medio debo remitir las facturas?
Las facturas pueden ser remitidas por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, en particular, para la facturación electrónica:

• Controles de gestión que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
• Firma electrónica avanzada
• Intercambio electrónico de datos (EDI)
• Otros medios validados con carácter previo por la AEAT

¿Cuánto tiempo debo CONSERVAR LAS FACTURAS?
Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

¿En qué casos es obligatorio expedir una factura rectificativa?
1. En los casos en que la factura no cumpla alguno de los requisitos establecidos como obligatorios en los artículos 6 y 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
2. Cuando se hubieran producido las circunstancias que dan lugar a la modificación de la base imponible del IVA establecidas en el artículo 80 de la Ley 37/1992.
3. Cuando las cuotas repercutidas del IVA se hubiesen determinado incorrectamente.

¿Cuándo deben emitirse?
La rectificación se efectuará tan pronto como el obligado a expedir la factura tenga constancia de las circunstancias que obligan a su expedición siempre que no hubieran transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto o, en su caso, de la fecha en que se hayan producido las circunstancias reguladas en el artículo 80 de la Ley 37/1992, que dan lugar a la modificación de la base imponible del Impuesto sobre el Valor Añadido.

¿Qué requisitos deben reunir las facturas de rectificación?
En todas las facturas rectificativas se hará constar su condición de rectificativa y la descripción de la causa que motiva la rectificación.

Se harán constar los datos identificativos de la factura rectificada y la rectificación efectuada y deberán cumplir los requisitos que se establecen como obligatorios con carácter general.

¿Qué es una  E-FACTURA?
Es una factura que, ajustándose a los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de facturación, ha sido expedida y recibida en formato electrónico.

En todo caso la  expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

El Reglamento de facturación establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica, siempre que se garantice al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

La información sobre las diferentes versiones del formato “FACTURAE” se encuentra disponible en la Web: www.facturae.es  

En esta web se puede localizar el esquema del formato de factura electrónica, el documento de política de firma asociada y otras informaciones relativas al citado formato.

Más información: Real Decreto 1619/2012